職位名稱:?總經(jīng)理行政助理
匯報(bào)對象:?總經(jīng)理
職位概述:
我們正在尋找一位經(jīng)驗(yàn)豐富、高度專業(yè)且積極主動的行政助理,直接向總經(jīng)理匯報(bào)。該職位是酒店高效運(yùn)營的關(guān)鍵樞紐,要求候選人具備卓越的組織能力、溝通技巧、保密意識和處理復(fù)雜事務(wù)的能力。成功應(yīng)聘者將負(fù)責(zé)提供全面的行政支持,確保總經(jīng)理辦公室的順暢運(yùn)作,并在必要時(shí)協(xié)調(diào)跨部門事務(wù)。
核心職責(zé):
直接行政支持:直接向總經(jīng)理匯報(bào)并溝通所有行政工作相關(guān)事宜,確保信息暢通、指令明確。
高效、專業(yè)地處理總經(jīng)理的日常文秘工作,包括:打字、文件整理歸檔、郵件收發(fā)與初步處理、電話接聽與轉(zhuǎn)接。
準(zhǔn)確、及時(shí)地分發(fā)內(nèi)部備忘錄Memo、郵件及其他重要信息。
嚴(yán)格保守酒店及總經(jīng)理的所有商業(yè)重要信息。
會議與日程管理:協(xié)調(diào)安排總經(jīng)理的內(nèi)部及外部會議、會見和行程。
根據(jù)需求,為酒店管理層會議(如部門領(lǐng)導(dǎo)會議、行政委員會會議等)準(zhǔn)備會議議程、材料,并在需要時(shí)準(zhǔn)確、詳盡地做會議記錄,及時(shí)整理分發(fā)會議紀(jì)要。
協(xié)助準(zhǔn)備各類會議所需的演示文稿和文件。
跨部門協(xié)調(diào)與溝通:必要時(shí)主動配合并協(xié)調(diào)各部門領(lǐng)導(dǎo)及其他部門秘書的工作,確??绮块T事務(wù)的順暢溝通與高效協(xié)作。
作為總經(jīng)理辦公室與其他部門之間的重要溝通橋梁。
差旅與接待支持:必要時(shí)為總經(jīng)理或重要客人預(yù)訂酒店客房及安排相關(guān)接待事宜。
文件處理與報(bào)告:負(fù)責(zé)翻譯往來郵件、文件、文章及匯報(bào)文案(中英互譯),確保語言準(zhǔn)確、專業(yè)。
根據(jù)要求,收集、整理數(shù)據(jù),協(xié)助編制及準(zhǔn)備月度運(yùn)營結(jié)果報(bào)告等酒店會議所需的材料。
其他行政事務(wù):高效完成總經(jīng)理交辦的其他臨時(shí)性、緊急性的行政任務(wù)。
任職資格要求:
教育背景:?大專或以上學(xué)歷,文秘、行政管理、商務(wù)英語或相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。
工作經(jīng)驗(yàn):?至少3-5年高級行政助理或執(zhí)行助理工作經(jīng)驗(yàn),有酒店行業(yè)或大型企業(yè)經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先。
語言能力:?精通中文(普通話)及流利的英文(書面及口語),具備優(yōu)秀的翻譯(中英互譯)及文案撰寫能力。
專業(yè)技能:精通Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)。
出色的文字處理、文件整理和檔案管理能力。
熟練操作辦公設(shè)備(打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等)。
核心能力:卓越的組織與時(shí)間管理能力:?能同時(shí)高效處理多項(xiàng)任務(wù),設(shè)定優(yōu)先級,并在壓力下按時(shí)完成工作。
出色的溝通與人際交往能力:?具備高度的溝通協(xié)調(diào)技巧,能與各級員工及外部人員有效溝通。
極強(qiáng)的保密意識:?深刻理解并嚴(yán)格遵守保密要求,處理敏感信息高度謹(jǐn)慎。
高度責(zé)任感與主動性:?工作積極主動,細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn),能預(yù)見需求并獨(dú)立解決問題。
優(yōu)秀的判斷力與應(yīng)變能力:?能妥善處理突發(fā)狀況,做出合理判斷。
專業(yè)形象與職業(yè)素養(yǎng):?舉止得體,具備優(yōu)秀的商務(wù)禮儀,代表總經(jīng)理及公司形象。
其他:?能夠適應(yīng)快節(jié)奏、高壓力的工作環(huán)境。